12 ขั้นตอนการจัดงานอีเวนท์ รับประกันราบรื่นทุกแคมเปญ!

มือจัดอีเวนท์ต้องแวะอ่าน! เพราะบทความนี้จะพาไปดูเทคนิคการช่วยขจัดปัญหาระหว่างการจัดงานอีเวนท์ ลดความขัดข้องทั้งด้านกระบวนการทำงานและงบประมาณ แถมยังช่วยให้ได้รับเสียงตอบรับที่ดีจากผู้เข้าร่วมงานได้อย่างมั่นใจ ด้วยวิธีและขั้นตอนการจัดงานอีเวนท์อย่างเป็นมืออาชีพ หากพร้อมแล้วก็กดบุ๊กมาร์ก และตามไปดูกันได้เลย!

แนวทางการจัดงานอีเวนท์อย่างเป็นมืออาชีพ

สำหรับแนวทางการจัดงานอีเวนท์อย่างเป็นมืออาชีพ จริง ๆ แล้วไม่มีอะไรซับซ้อนมากมาย เพียงแต่ต้องเรียงลำดับ และวางแผนงานให้รอบคอบ เพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายทางแคมเปญต่าง ๆ ภายใต้ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีที่สุด โดยขั้นตอนการจัดงานอีเวนท์ที่ดี สามารถสรุปได้ทั้งหมด 11 ขั้นตอน ดังนี้

1. ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดงาน

สิ่งแรกที่ควรทำก่อนเริ่มการจัดงานอีเวนท์ประเภทใดก็ตาม คือการกำหนดเป้าหมายและตั้งวัตถุประสงค์ของแคมเปญให้ชัดเจน ซึ่งวิธีนี้จะจัดอยู่ในขั้นตอนการประชุมระหว่างฝ่ายงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถวางแผน รวมไปถึงการปรับกลยุทธ์ที่จะนำมาใช้ สู่การดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จอย่างมีคุณภาพตามเป้าหมายที่วางเอาไว้ ยกตัวอย่างเช่น การจัดอีเวนท์เปิดตัวสินค้า โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อประชาสัมพันธ์สินค้าใหม่ ภายใต้เป้าหมายที่ต้องการจะสร้างการรับรู้ รวมไปถึงการสร้างยอดขายเมื่อวางขายอย่างเป็นทางการ เป็นต้น

2. แบ่งงานและกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ

เช่นเดียวกันกับขั้นตอนด้านบน เพราะในส่วนนี้ก็ยังคงอยู่ในพาร์ทของการประชุมงานเบื้องต้น หลังจากตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ไปแล้ว ลำดับถัดมาคือการแจกแจงหน้าที่ความรับผิดชอบที่เหมาะสมกับทักษะและความสามารถของแต่ละบุคคล ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะให้ทีมงานสามารถทำความเข้าใจและไปเตรียมพร้อมกับการทำงานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะส่งผลให้งานอีเวนท์สามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพนั่นเอง

3. กำหนดงบประมาณชัดเจน

งบประมาณถือเป็นปัจจัยที่สำคัญในการจัดงานอีเวนท์ จำเป็นต้องวางแผนการใช้งบประมาณอย่างรอบคอบ เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดงาน เกิดเป็นงานที่มีคุณภาพภายในงบที่กำหนด โดยหลักการประเมินงบประมาณที่ดี คือการคำนึงถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้ครอบคลุม เช่น สถานที่จัดงาน อาหารและเครื่องดื่ม อุปกรณ์และวัสดุต่าง ๆ การสื่อสารประชาสัมพันธ์ รวมไปถึงเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ ซึ่งทั้งหมดนี้ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จะต้องบริหารงบประมาณมาใช้ให้เหมาะสม เพื่อที่จะช่วยลดปัญหาความล่าช้าและเหตุขัดข้องบางประการ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการดำเนินอีเวนท์หน้างานจริง

4. วางแผนการจัดงานอย่างละเอียด

มาถึงขั้นตอนการจัดงานอีเวนท์ที่สำคัญที่สุด นั่นคือการวางแผนจัดงานอย่างละเอียด และระบุเดดไลน์แต่ละส่วนงานอย่างชัดเจน โดยเริ่มต่อยอดติดตามงานจากทีมงานแต่ละฝ่าย อย่างการสื่อสาร การตลาด การออกแบบ การผลิต องค์ประกอบในการแสดงสินค้า รวมไปถึงระบบที่จะนำมารองรับผู้เข้าร่วมงานอีเวนท์ อย่างบริการระบบออนไลน์สำหรับลงทะเบียน หรือโหวตโพลเพื่อเก็บข้อมูลความสนใจ เป็นต้น โดยในส่วนนี้จะต้องค้นหาทั้งข้อมูลและรายละเอียดมาให้ครบ เพื่อให้เห็นภาพจริงได้ชัดมากที่สุด ก่อนจะเริ่มลงมือจัดอีเวนท์จริงนั่นเอง

5. ศึกษาสถานที่จัดงานเป็นอย่างดี

หลังจากวางแผนเป็นรูปร่างแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการลงพื้นที่จริง เพื่อทำการสำรวจหน้างานให้คุ้นเคยและมองเห็นภาพได้ชัด ก่อนนำไปออกแบบงานอีเวนท์ให้เหมาะสมกับสถานที่ ไม่ว่าจะเป็น รูปแบบการจัดวางเวที โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์ตกแต่ง Wifi ตลอดจนการวางแสงสีเสียง ไปจนถึงช่วงเวลาการโหลดอุปกรณ์เข้ามาจัดเตรียมงานล่วงหน้า เป็นต้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์งานตามสโคปที่ตั้งเอาไว้ ซึ่งจะส่งผลกับการวัดผลตามวัตถุประสงค์ของแคมเปญในตอนท้ายของงาน

6. ประชาสัมพันธ์งาน มีรายละเอียดครบถ้วนชัดเจน

ในส่วนของการประชาสัมพันธ์งานเอง ก็ถือได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ ที่จะส่งผลต่อการรับรู้และจำนวนผู้เข้าร่วมงาน รวมไปถึงรายละเอียดต่าง ๆ ที่เป็นสาระสำคัญ เช่น วัน เวลา สถานที่ ตลอดจนกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยทางที่ดีที่สุด คือการให้ฝ่ายที่รับผิดชอบลงประชาสัมพันธ์ให้ครอบคลุมทุกช่องทางและช่วงเวลาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถแจ้งข่าวสารได้อย่างทั่วถึง

7. จัดการระบบลงทะเบียนผู้มาร่วมงาน และการแจกบัตรเชิญให้พร้อม

เมื่อดำเนินขั้นตอนการเตรียมงานจนแล้วเสร็จ ในลำดับถัดมาคือการแจกบัตรเชิญ ทั้งแบบสิ่งพิมพ์และแบบออนไลน์ รวมไปถึงการให้ความใส่ใจในระบบที่จะมารองรับผู้เข้าร่วมงาน อย่างการลงทะเบียน ซึ่งถ้าใช้วิธีเดิม ๆ อย่างการลงชื่อหน้างานก็อาจจะทำให้ผู้เข้าร่วมได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี เนื่องจากอาจจะต้องรอคิว มีการต่อแถวลงชื่อ ส่งผลให้ล่าช้า กลับกันหากเปลี่ยนมาใช้ระบบการลงทะเบียนออนไลน์ ก็จะช่วยให้ขั้นตอนนี้เป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น พร้อมลดปัญหาความล่าช้าของงานได้อย่างรวดเร็ว ราบรื่น

8. วางระบบ Gamifications ที่รองรับการเข้าร่วมของแขกในงานอีเวนท์

นอกเหนือจากการวางระบบลงทะเบียนแล้ว อย่าลืมที่จะนึกถึงระบบ Gamifications เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมของคนในงานอีเวนท์ที่เข้าถึงได้ง่าย กับแพลตฟอร์มที่ช่วยกระตุ้นให้การจัดงานสนุกขึ้น และได้รับความสนใจจากผู้เข้าร่วมอีเวนท์ เช่น

• Mentimeter: เหมาะสำหรับการนำเสนอแบบโต้ตอบ ถามตอบ และการโหวต
• Kahoot: เหมาะสำหรับการนำเสนอในรูปแบบของการเล่นเกม ตอบคำถาม ชิงคะแนนแบบเรียลไทม์
• Quizizz: เหมาะสำหรับการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ในรูปแบบของเกม โดยจะเป็นการถามตอบในลักษณะปรนัย

ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถใช้เป็นระบบ Vote & Poll ได้ เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมไปพร้อม ๆ กัน ถือเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้การจัดงานอีเวนท์มีความน่าสนใจ เพราะนอกจากจะสร้างการมีส่วนร่วมและความสนุกสนานได้แล้ว ยังทำให้บรรลุจุดประสงค์ในการรวบรวมข้อมูล ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะได้อีกด้วย

9. วางระบบรักษาความปลอดภัยให้เรียบร้อย

เหนือสิ่งอื่นใด อย่าลืมนึกถึงความปลอดภัยของการจัดงาน เพราะถ้าหากละเลยและเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้นระหว่างการจัดงานอีเวนท์ ก็จะส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์องค์กร และสั่นคลอนความน่าเชื่อถือเอาได้ ดังนั้น การวางระบบความปลอดภัยให้เหมาะสมกับรูปแบบของงาน ทั้งทีม Security และอุปกรณ์สำหรับตรวจความปลอดภัยโดยเฉพาะ ก็จะช่วยเพิ่มความรู้สึกสบายใจและอุ่นใจของผู้เข้าร่วมงานได้อย่างแน่นอน

10. ตรวจสอบอุปกรณ์ พร็อพ และสิ่งของที่ต้องใช้ในงานอีเวนท์ก่อนถึงวันจริง

แม้จะเตรียมพร้อมทุกอย่างเป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่การตรวจสอบครั้งสุดท้าย หรือการรันคิวซ้อมเสมือนจริงก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อให้มั่นใจว่าระบบทุกอย่างจะพร้อมอย่างแท้จริง ถือได้ว่าเป็นขั้นตอนการจัดงานอีเวนท์ที่ไม่ควรละเลยเด็ดขาด เพราะบางครั้งก็อาจเกิดปัญหา พร็อพชำรุด อุปกรณ์ไม่พร้อม ระบบต่าง ๆ ยังไม่ลงตัว ซึ่งถ้าไม่ได้ทำการตรวจสอบให้ดีก่อนเริ่มงานจริง ก็จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่ต้องแก้ไขให้วุ่นวายหน้างานแทน

11. วางแผนรับมือปัญหาหน้างานอย่างรอบคอบ

ควรมีการวางแผนรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหน้างานอย่างรอบคอบ เช่น ปัญหาด้านเทคนิค ปัญหาด้านการจัดการ ตลอดจนปัญหาด้านบุคคล โดยวิธีที่แนะนำคือ นอกจากการสำรองอุปกรณ์และระบบเพื่อให้สามารถใช้งานได้ทันทีที่ระบบหลักมีปัญหาแล้ว ยังควรมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบหลักหรือให้อำนาจการตัดสินใจกับผู้ที่รับผิดชอบในส่วนต่าง ๆ เพื่อกระจายการดูแลได้อย่างทั่วถึง และสามารถรับมือกับปัญหาได้ทันท่วงที โดยไม่ต้องรอการตัดสินใจของผู้คุมงานหลักเพียงคนเดียว

12. ประเมินผลการจัดงานเพื่อนำมาปรับปรุงเพิ่มเสมอ

ขั้นตอนสุดท้ายที่ต้องทำทุก ๆ ครั้งหลังเสร็จสิ้นการจัดงานอีเวนท์ นั่นคือการประเมินผลการจัดงานอย่างละเอียด เพื่อนำเอาข้อมูลทั้งข้อดีและข้อผิดพลาด มาปรับปรุงและแก้ไขสำหรับใช้วางแผนในการจัดงานอีเวนท์ครั้งถัดไปให้สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

จัดงานอีเวนท์ให้ราบรื่น ต้องมีการวางแผนอย่างรอบด้าน สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือนักการตลาดท่านใดที่อยากให้การจัดอีเวนท์ลื่นไหล ไม่ติดขัด ต้องเลือกใช้ระบบการจัดการที่เหมาะสม และง่ายต่อการลงทะเบียนผู้มาร่วมงาน เลือกใช้บริการทำระบบลงทะเบียนออนไลน์และบริการระบบโหวตสำหรับอีเวนท์จาก No More Work ที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทุกประเภทอีเวนท์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อได้เลยทางอีเมล work@nomorework.co หรือโทร. 02-121-4361, 095-465-6452 ทีมงานของเราพร้อมให้บริการ