7 รูปแบบของ Virtual Events สำหรับธุรกิจยุคใหม่

คุณค่าของการสร้างปฏิสัมพันธ์แบบ Face-to-face ยังคงไม่หายไปไหน แต่ด้วยสถานการณ์บางอย่างที่ทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหันมาจัดงานในรูปแบบของ Virtual event แล้วธุรกิจจะสามารถเปลี่ยนการจัดการประชุมที่มีขึ้นต่อเนื่องเป็นจำนวนหลายวัน เติมเต็มการสร้างพันธมิตร และสายสัมพันธ์ทางธุรกิจ ช่วงในการให้ความรู้ และข้อมูลเชิงลึกที่ได้จากผู้ร่วมงานให้เป็นในรูปแบบ Virtual ได้อย่างไร? และเมื่อคุณสามารถเปลี่ยนขั้นตอนในการจัดงานเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบ Virtual แล้ว คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าผู้เข้าร่วมงานจะมีส่วนร่วมได้ตลอดในระยะเวลางาน

Table of Contents

การจัดงานแบบ Virtual Event

การจัด Virtual event นั้นต้องการการวางแผน และการมีแผนงานที่ดีเช่นเดียวกันกับการจัดอีเว้นท์แบบออฟไลน์ ทั้งการจัดอีเว้นท์ทั้ง 2 รูปแบบนั้นต่างต้องมีกลยุทธ์การจัดงานที่ชัดเจนเพื่อที่จะสามารถโปรโมทอีเว้นท์ สร้างการมีส่วนร่วมให้กับผู้เข้าร่วมงาน สร้างเป็นประสบการณ์ที่น่าประทับใจและน่าจดจำให้กับผู้มาเข้าร่วมงาน เพื่อพิสูจน์ว่าการจัดอีเว้นท์ในครั้งนี้ประสบผลสำเร็จ

มีเพียงสิ่งเดียวที่การจัด Virtual event ต่างจากออฟไลน์อีเว้นท์คือสถานที่จัดงาน และผู้เข้าร่วมงานในสถานที่จริง แต่ในขณะเดียวกัน Virtual event สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจได้ และสร้างประสบการณ์การมีส่วนร่วมให้กับผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งทุกธุรกิจสามารถจัด Virtual event ที่สร้างคุณค่าได้มากกว่าแค่การรับชมผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ ในบทความนี้ No more work จะพามาทำความรู้กับประเภทของ Virtual event ที่ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้กับการจัดอีเว้นท์ยุคใหม่ได้

Virtual Event คืออะไร

Virtual event คือการที่คนใดคนหนึ่งมีประสบการณ์ส่วนบุคคลกับอีเว้นท์ และเนื้อหาภายในงานนั้นๆ ผ่านช่องทางออนไลน์มากกว่าที่จะเป็นการรวมตัวกันในสถานที่ใดสถานที่หนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นการเข้าร่วมงาน Webinar การดูคลาสออกกำลังกายแบบ on-demand หรือการเข้าร่วมประชุมผ่านทางโปรแกรมต่างๆ เป็นต้น และจากสถานการณ์ และสถาพแวดล้อมในการทำธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปเรียกได้ว่าโลกกำลังเปลี่ยนไปในทิศทางที่เป็นรูปแบบ Virtual มากขึ้นเรื่อยๆ

7 ประเภทของการจัด Virtual Event สำหรับธุรกิจยุคใหม่

เมื่อเราพูดถึงการจัดอีเว้นท์ทั้งหมด Virtual event สามารถผสมเข้าเป็นรูปแบบหนึ่งของการจัดอีเว้นท์ได้ และเป็นอีเว้นท์รูปแบบหนึ่งที่คุณอาจจะเคยเข้าร่วม หรือเป็นการจัดอีเว้นท์ภายในบริษัทเอง Virtual event ไม่ได้จะมาทดแทนรูปแบบในการจัดงานแบบอื่นๆ แต่เป็นการจัดงานรูปแบบใหม่ที่จะมาช่วยยกระดับการจัดงานในภาพรวมให้ดียิ่งขึ้น โดยรูปแบบในการจัด Hybrid event สามารถแบ่งได้เป็น 7 ประเภทดังต่อไปนี้

1. Webinar

โดยทั่วไปในการจัด Webinar จะมีระยะเวลาของงานอยู่ที่ 30-80 นาที ข้อดีของการจัดงานแบบ Webinar ทำให้ผู้ที่สนใจที่จะเข้าร่วมงานจากทั่วโลกสามารถที่เข้าร่วมงาน เพื่อที่จะเข้ามาฟังวิทยากรพูดในหัวข้อต่างๆ ได้ ธุรกิจสามารถเลือกได้ว่าจะคิดค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมงาน หรือผู้ที่สนใจสามารถเข้าร่วมงานได้ฟรี ขึ้นอยู่วัตถุประสงค์ของการจัดงาน ในการจัด Webinar ผู้จัดงานมักจะใช้เครื่องมือในการประชุมผ่านวิดีโอที่มีฟีเจอร์ที่รองรับเรื่อง Q&A และสามารถพรีเซนต์วิดีโอที่อัดไว้ล่วงหน้า รวมถึงสามารถไลฟ์สดได้ เพื่อที่จะนำเสนอได้แบบเรียลไทม์ เนื่องจากการจัด Webinar เหมาะกับการให้ความรู้ในเชิงการศึกษา จึงทำให้ Webinar เติบโตขึ้นเป็นอย่างมากทั้งในภาคธุรกิจ ทั้งที่เป็นการจัดอบรมทั้งภายใน และภายนอกองค์กร

2. Virtual conference

Virtual conference มีรูปแบบที่คล้ายกันกับรูปแบบการประชุมแบบ Face-to-face เพียง Virtual conference นั้นจะจัดในรูปแบบของการถ่ายทอดสด และมีกำหนดการที่มีความซับซ้อนมากกว่าที่ประกอบไปด้วยประเด็นสำคัญภายในงาน session ภายในงาน ช่วงเวลาพัก และอื่นๆ

โดยที่การจัด Virtual conference จะประกอบไปด้วยเนื้อหาในแต่ละ session ที่หลากหลาย และมีความเกี่ยวข้องกับเครื่องมือที่ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วมงาน เมื่อเทียบกับการจัดประชุมแบบต่อตัวต่อแล้วนั้น Virtual conference อาจจะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าการจัดประชุมแบบเจอหน้าในมิติของการทำ Lead capture และเรื่องของการทำ Networking

แต่ในขณะเดียวกัน Virtual conference ทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถเข้าถึงประเด็นสำคัญภายในงานได้แบบเรียลไทม์ เลือก session ที่ต้องการเข้าฟังได้ตามความสนใจ เข้าถึงคอนเทนต์ได้แบบ on-demand และสร้างความสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วมงานอื่นๆ ผ่านทางเครื่องมือทางการประชุมต่างๆ ตัวอย่างเช่น Apple ที่มักจะจัดเปิดตัวสินค้า และเทคโนโลยีใหม่ๆ ผ่านทาง Virtual conference อยู่เสมอ เพื่อให้สาวก Apple ทั่วโลกได้อัพเดทข่าวคราวได้พร้อมกัน

อีกทั้งสำนักข่าวต่างๆ ทั่วโลกก็สามารถเข้าฟังได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน พร้อมเขียนข่าวโปรโมตสินค้า และเทคโนโลยีใหม่ๆ ของ Apple ได้แบบเรียลไทม์ เรียกว่า Apple นั้นได้ทั้งโปรโมตสินค้า และบริการใหม่ๆ พร้อมกับได้ Earn media จากสื่อต่างๆ ทั่วโลกในเวลาเดียวกัน

3. กิจกรรม Hybrid event ภายในองค์กร

ตัวอย่างของการจัดอีเว้นท์ภายในองค์กรได้แก่ Townhall ประชุมทีมขาย กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับคนทั้งบริษัท การฝึกอบรม ประชุมภายในหน่วยงาน และอื่นๆ อีกมากมาย สำหรับองค์กร หรือธุรกิจที่มีสำนักงาน หรือสาขาอยู่ทั่วประเทศ หรือทั่วโลกนั้น

การนำการจัด Hybrid event ภายในองค์กรมาใช้งานนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะสื่อสารกับพนักงานทั่วทั้งองค์กรที่ไม่ได้อยู่ในที่ที่เดียวกัน ในขณะที่การให้พนักงานทุกคนเดินทางเพื่อมารวมตัวกันที่สำนักงานใหญ่จะเป็นเรื่องที่ดีเช่นกัน แต่ธุรกิจก็จะมีค่าใช้จ่ายในเดินทางที่มหาศาลตามมา รวมทั้งต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากในการจัดตารางเวลาที่ทุกคนจะสามารถเดินทางมาร่วมงานได้พร้อมกัน

และอีกหนึ่งทางเลือกที่องค์กรสามารถใช้การจัดงานในรูปแบบของ Virtual event ได้สำหรับการจัดอีเว้นท์ภายในองค์กรนั่นคือกิจกรรม Virtual team-building นั่นเอง เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้กับพนักงานที่อยู่ในสำนักงานต่างๆ ที่มีอยู่มั่วประเทศ หรือทั่วโลก โดยที่พนักงานไม่ต้องเดินทาง และสามารถเข้าร่วมงานได้จากที่ใดก็ได้

4. กิจกรรม Hybrid event สำหรับลูกค้าภายนอกองค์กร

เป็นการจัดกิจกรรมภายนอกองค์กร ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งการจัดอีเว้นท์เพื่อตอบโจทย์ลูกค้า หรืออุตสาหกรรมที่ธุรกิจเราอยู่ การจัดอีเว้นท์แบบ Hybrid สำหรับลูกค้าจำเป็นต้องเตรียมวิดีโอที่มีคุณภาพสูงเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่เหมือนกับเข้าร่วมงานแบบเจอหน้า

การจัด Hybrid event ทำให้ผู้เข้าร่วมงานที่ไม่สามารถเดินทางมาเข้าร่วมงานได้นั้นสามารถที่จะเข้าร่วมงานผ่านทางออนไลน์ได้ ซึ่งในปัจจุบันได้มีเครื่องมือ และเทคโนโลยีที่รองรับการจัดงานแบบ Hybrid event ได้ดียิ่งขึ้นที่จะมาเติมเต็มในเรื่องของการสร้างการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงการสร้าง Networking ภายในงานต่างๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่ดี และประโยชน์เหมือนกับการไปเข้าร่วมงานแบบออฟไลน์อีเว้นท์

5. Virtual exhibitions

หากเราลองวางเหตุผลที่ว่าผู้เข้าร่วมงาน หรือผู้จัดงานหลายๆ คนอาจจะรู้สึกเหมือนโดนบังคับให้มาลองใช้วิธีการจัดอีเว้นท์ในรูปแบบใหม่ การจัด Virtual exhibitions นั้นให้ประโยชน์กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในหลายๆ ด้าน และมีวิธีการมากมายที่สามารถทำให้การจัด Virtual exhibition นั้นช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีได้ทั้งกับผู้เข้าร่วมงาน นักการตลาด และผู้จัดอีเว้นท์ เช่นเดียวกับการจัด Virtual event อื่นๆ ที่จะช่วยเพิ่มความสามารถในการดึงดูดให้คนมาเข้าร่วมงานทางออนไลน์มากขึ้น เนื่องจากรูปแบบการจัดอีเว้นท์ได้รับความนิยมมากขึ้นในปัจจุบัน

6. Virtual seminar

การจัด Virtual seminar มักจะจัดขึ้นเพื่อนำเสนอสินค้า และบริการใหม่ๆ ของธุรกิจ ที่แต่เดิมมักจะนิยมจัดในสถานที่ปิด เช่น ห้องประชุมในโรงแรม ร้านอาหาร เป็นต้น

เมื่อมาถึงในยุคปัจจุบันที่ทุกอย่างสามารถทำได้จากช่องทางออนไลน์ จึงทำให้ Virtual seminar เป็นที่นิยมในหมู่ของทีมการตลาด และทีมขายมากขึ้น โดยหันมาจัดอีเว้นท์เพื่อนำเสนอสินค้า และบริการใหม่ๆ ผ่านทางออนไลน์มากขึ้น โดยหากมีการวางแผนการจัดอีเว้นท์ที่ดี เรียกได้ว่าระดับความมีส่วนร่วมนั้นไม่แตกต่างจากการจัดออฟไลน์อีเว้นท์ ด้วยความสามารถของเทคโนโลยีในปัจจุบันที่เข้ามาลดช่องว่างในการสื่อสารไปได้เป็นดี

7. Virtual trade shows

เป็นที่เห็นได้ชัดการจัดการแสดงสินค้า หรือ Trade shows นั้นสร้างประสบการณ์ให้กับลูกค้าได้มีประสบการณ์กับสินค้า และบริการได้เป็นอย่างดี แต่ในขณะเดียวกันการจัดแสดงสินค้าในรูปแบบเสมือนก็สามารถทำได้ และได้ผลตอบรับที่ดีเช่นกัน

กำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญด้านการทำ Virtual event

การจัดงานในรูปแบบ Virtual event เป็นรูปแบบการจัดงานที่กำลังมาแรงในหมู่ธุรกิจหลากหลายอุตสาหกรรม ซึ่งธุรกิจเองนั้นสามารถนำ Virtual event ไปใช้ได้ทั้งกับการจัดอีเว้นท์ภายในองค์กร และการจัดอีเว้นท์ให้กับลูกค้าภายนอกองค์กร โดยการจัด Virtual event นั้นทำให้ธุรกิจเข้าถึงลูกค้าในวงกว้างขึ้นได้ เนื่องจากไม่มีข้อจำกัดในเรื่องของการเดินทางต่างๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง อีกทั้งยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในด้านสถานที่ อาหาร และอื่นๆ อีกมากมาย เรียกได้ว่า Virtual event เป็นอีกหนึ่งรูปแบบในการจัดอีเว้นท์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี

หากธุรกิจของคุณกำลังวางแผนที่จะจัดงาน Virtual event แต่ยังไม่รู้ว่าจะต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือกำลังมองหาผู้ให้บริการในการจัด Virtual event No more work ยินดีให้คำปรึกษากับทุกธุรกิจตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนการจัดงานจนถึงให้บริการจัดงาน Virtual event ด้วยความเชี่ยวชาญในการจัดงาน Virtual event ให้กับหลากหลายธุรกิจชั้นนำในประเทศไทย สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่เบอร์โทร 095-465-6452 หรืออีเมล์ work@nomorework.co

พาช้อปความรู้และความสนุกไปกับงาน S4i Learning Mart

การใช้ Online Conference ในการทำงานและดำเนินธุรกิจ

Daniel James

เรียนจบคณะผลิตกรรมการเกษตร แต่ได้มาทำงานสาย Account Manager เป็น AM สายจิตนาการ ที่สามารถนำภาพในหัว Create ให้ออกมาเป็นผลงานได้ รอบรู้ทั้งเรื่องงานขาย งานเขียน และการเจรจาต่อรอง ชอบการพูดคุยกับลูกค้า และมีความสุขทุกครั้งเวลาได้ทำงานเยอะๆ

ติดต่อเรา

เวลาทำการ

จันทร์ – ศุกร์ : 9.00 – 18.00 น.

ที่อยู่

25/2 ถนนนครอินทร์ ตำบลตลาดขวัญ อำเภอเมืองนนทบุรี จังหวัดนนทบุรี 11000