ค้นหา
  • Ploynaree Kasetpibal

5 ขั้นตอนการจัดอีเว้นต์ออนไลน์สำหรับผู้จัดงานมือใหม่ | No More Work

อัปเดตเมื่อ 27 ก.ค.

การจัดออนไลน์อีเว้นท์เรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งรูปแบบในการจัดอีเว้นท์ที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในการจัดงานในยุค New normal ด้วยสถานการณ์โรคระบาดโควิด 19 ทำให้ธุรกิจต่างต้องปรับตัวเพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น โดยอีเว้นท์ออนไลน์ตอบโจทย์ธุรกิจได้เป็นอย่างดีในสถานการณ์ที่ผู้คนมีความระแวดระวังในการที่จะออกไปในสถานที่ต่างๆกันมากขึ้น และหลีกเลี่ยงสถานที่มีคนเป็นจำนวนมาก ทั้งในเรื่องของความสะดวก รวดเร็ว เข้าถึงง่าย โดยผู้เข้าร่วมงานไม่จำเป็นต้องเดินทาง ลดค่าใช้จ่ายในการเช่าสถานที่ เข้าถึงกลุ่มลูกค้าเป้าหมายได้มากขึ้น เก็บข้อมูล Insight ภายในงานได้ รวมทั้งปลอดภัยและคลายกังวลจากโรคระบาดโควิด-19 จึงเป็นเหตุผลที่ทำให้หลายๆธุรกิจหันมาเลือกจัดอีเว้นท์ผ่านทางออนไลน์กันมากขึ้น


หากธุรกิจของคุณยังไม่เคยจัดอีเว้นท์ในรูปแบบออนไลน์ หรือกำลังวางแผนที่นำการจัดอีเว้นท์ออนไลน์มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจ ในบทความนี้ No more work จะมาแนะนำขั้นตอนสำคัญที่ธุรกิจควรต้องรู้เพื่อสามารถนำไปใช้ในการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ให้ประสบผลสำเร็จ เพื่อเป็นไอเดีย และแนวทางให้กับธุรกิจยุคใหม่ได้นำไปใช้กัน



ออนไลน์อีเว้นท์คืออะไร

ออนไลน์อีเว้นท์ หรือ Virtual event เป็นอีกชื่อหนึ่งที่คนนิยมใช้กัน คือการจัดอีเว้นท์หรือกิจกรรมต่างๆผ่านช่องทางออนไลน์ โดยเป็นอีเว้นท์ที่จัด และดำเนินการทุกอย่างบนออนไลน์ให้กับผู้เข้าร่วมงานที่สามารถเข้าร่วมงานพร้อมกันได้จากในทุกมุมโลก ซึ่งโดยปกติแล้วการจัดอีเว้นท์ออนไลน์มักจะประกอบไปด้วยกำหนดการที่มีการนำเสนอช่วงเดียว หรือหลายๆช่วง (session) รวมทั้งอาจจะเป็นในรูปแบบที่เป็น session ที่มีการพูดคุยกันก็สามารถทำได้ โดยในทุกช่วงของการดำเนินงานจะถ่ายทอดผ่านทางออนไลน์นั่นเอง


5 ขั้นตอนการจัดอีเว้นท์ออนไลน์สำหรับผู้จัดงานมือใหม่



1. ตั้งเป้าหมายการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ที่ชัดเจน


การตั้งเป้าหมายของการจัดอีเว้นท์ออนไลน์เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดที่ต้องเป็นอันดับแรก โดยถามตัวเอง และทีมงานด้วยคำถามว่า “ทำไมองค์กร หรือธุรกิจของเราถึงจัดอีเว้นท์ออนไลน์นี้ขึ้นมา” การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน และเหมาะสมจะทำให้การทำงานในขั้นตอนถัดไปมีความสอดคล้องกับเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้ และทีมงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องมีความเข้าใจที่ตรงกันว่าองค์กรจัดอีเว้นท์ออนไลน์ขึ้นมาเพื่อต้องการบรรลุวัตถุประสงค์ในด้านใด โดยการตั้งเป้าหมายที่ดีนั้นควรจะยึดตามหลัก “Smart Goal” ได้แก่

S : Specific นั่นคือเป้าหมายจะต้องมีความเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ต้องการจัดออนไลน์อีเว้นท์เพื่อโปรโมตสินค้าตัวใหม่ให้เป็นที่รู้จักในกลุ่มเป้าหมายที่เป็นวัยทำงาน

M : Measurable เป้าหมายที่ตั้งเอาไว้จะต้องสามารถวัดผลในเชิงปริมาณได้ เช่น การจัดอีเว้นท์ออนไลน์จะต้องมีคนเข้าร่วมงานไม่ต่ำกว่า 5,000 คน และสร้างยอดขายภายในงานได้ไม่ต่ำว่า 1,000,000 บาท เป็นต้น

A : Attainable เป้าหมายที่ตั้งไว้ควรจะเป็นเป้าหมายที่มีที่มาที่ไป เช่น การตั้งเป้าหมายว่าอีเว้นท์จะออนไลน์ต้องมีคนเข้าร่วมงานไม่ต่ำกว่า 5,000 คน จะต้องมีการระบุด้วยว่า 5,000 คนนี้จะได้มาจากช่องทางการรับชมไหนบ้าง เช่น มาจากช่องทาง Facebook 2,000 คน และ Youtube 3,000 คน เป็นต้น

R : Relevant เป้าหมานที่ได้ตั้งเอาไว้ต้องมีความสมเหตุสมผล และสามารถทำให้เกิดขึ้นได้จริง เช่น การจัดอีเว้นท์ออนไลน์ในครั้งนี้มีงบประมาณในการโปรโมตมากน้อยอย่างไร เพื่อนำมาประเมินและคาดการณ์จำนวนผู้เข้าร่วมงานได้อย่างเหมาะสม

T : Time bound ต้องกำหนดระยะเวลาในการที่จะทำสิ่งต่างๆเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้อย่างชัดเจน เช่น ต้องมีคนลงทะเบียนเข้าร่วมงานล่วงหน้าก่อนวันงาน 7 วันให้ 1,000 คน เป็นต้น เพื่อที่จะเป็นสิ่งที่ใช้ในการติดตามว่าตอนนี้เป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้เป็นไปตามแผนหรือไม่อย่างไร


2. เลือกวันและเวลาที่ต้องการจัดงานให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย

ก่อนที่จะทำการกำหนดวันในการจัดงานออนไลน์อีเว้นท์นั้น ทีมงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดงานจำเป็นที่จะต้องเช็คว่าวันที่เราจะจัดงานนั้นมีชนกับอีเว้นท์ออนไลน์งานอื่นๆบ้างหรือไม่ ไม่อย่างนั้นถ้าธุรกิจของคุณจัดงานในวันเดียวกับที่มีงานอื่นๆที่อาจจะกลุ่มเป้าหมายเดียวกัน ผู้เข้าร่วมงานจะต้องเลือกว่าจะไปเข้าร่วมงานไหน และไม่ไปงานไหน ซึ่งไม่เป็นผลดีกับการจัดงาน จึงควรเลือกวันจัดงานที่มั่นใจว่าไม่ชนกับงานอีเว้นท์ออนไลน์อื่นๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมงานจะมาเข้าร่วมงานที่เราได้จัดอย่างแน่นอน

อีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันคือต้องเลือกวันและเวลาที่เหมาะสมกับกิจกรรมภายในงาน และกลุ่มเป้าหมายเช่นกัน เพื่อสร้างประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมงาน

อาจจะเป็นเรื่องยากที่จะบอกได้ว่าวันและเวลาไหนเหมาะกับการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ที่ดีที่สุด เนื่องจากขึ้นอยู่ประเภทงานที่แต่ละธุรกิจจัดขึ้น เช่น เป็นอีเว้นท์ที่เ็นทางการหรือไม่ หรือเป็นงานที่ค่อนข้างเป็นกันเอง หรือเป็นงานที่จัดขึ้นให้กับพนักงานภายในองค์กรโดยเฉพาะ สิ่งที่ทุกธุรกิจสามารถทำได้คือให้มองในมุมของผู้เข้าร่วมงานกลุ่มเป้าหมายว่าผู้เข้าร่วมมีความต้องการในแบบใด และนำความต้องการของผู้เข้าร่วมงานเป็นตัวตั้งที่จะกำหนดวัน และเวลา รวมถึงกิจกรรมภายในงาน


3. พิจารณาถึงทรัพยากร และงบประมาณที่ต้องใช้ในการจัดงาน

การพิจารณาเรื่องงบประมาณการจัดอีเว้นท์ออนไลน์จะแตกต่างกับการจัดอีเว้นท์ออฟไลน์ตรงที่ผู้จัดงาน หรือธุรกิจไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวการจองสถานที่ การตกแต่งสถานที่ อาหารและเครื่องดื่ม เนื่องจากเป็นการจัดงานผ่านช่องทางออนไลน์ทั้งหมด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะสามารถข้ามขั้นตอนของการวางแผนงบประมาณในการจัดงานไปได้ เนื่องจากการจัดออนไลน์อีเว้นท์จะมีค่าใช้จ่ายในการจัดงานที่แตกต่างไปจากการจัดงานออฟไลน์ เช่น แพลตฟอร์มการถ่ายทอดสดที่จะเลือกใช้, Speaker หรือผู้ดำเนินรายการ, แผนการตลาดสำหรับการโปรโมตอีเว้นท์ออนไลน์, แพคเกจสำหรับสปอนเซอร์ รวมถึงค่าว่าจ้างผู้ให้บริการในการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ (ในกรณีที่ไม่ได้มีบุคลากร และความเชี่ยวชาญที่จะจัดงานอีเว้นท์ออนไลน์เอง) เป็นต้น

นอกจากนั้นยังต้องพิจารณาถึงทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในการจัดงานออนไลน์อีเว้นท์ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ อาสาสมัคร งบประมาณที่ต้องใช้ สปอนเซอร์ ความเชี่ยวชาญ และอื่นๆ เพื่อที่จะมาดูว่าธุรกิจสามารถจัดงานออนไลน์อีเว้นท์เองได้ หรือจะต้องให้ผู้เชี่ยวชาญในการจัดออนไลน์อีเว้นท์เข้ามาช่วยดูแลงานในส่วนนี้ให้ เพื่อให้งานออกมาดีที่สุด และตอบโตทย์กับเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้


4. เลือก Platform การจัดอีเว้นท์ออนไลน์ที่ตอบโจทย์

เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ธุรกิจต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการเลือกใช้แพลตฟอร์มการถ่ายทอดสดที่ตอบโจทย์กับการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ให้ได้มากที่สุด ในปัจจุบันได้มีแพลตฟอร์มการถ่ายทอดสดให้เลือกใช้บริการกันหลากหลายเจ้าทั้งของไทย และต่างประเทศ ก่อนที่จะเลือกใช้แพลตฟอร์มของเจ้าไหนนั้นจะต้องใช้เวลาในการศึกษาให้ดี รวมถึงหากสามารถทดลองใช้งานก่อนจะทำให้ธุรกิจเห็นภาพการใช้งานได้มากขึ้น และทำให้ตัดสินใจได้ง่ายมากขึ้นว่าแพลตฟอร์มการถ่ายทอดสดของเจ้าไหนที่ตอบโจทย์ธุรกิจได้มากที่สุด

แต่หากธุรกิจไหนไม่ได้มีบุคลากร และความเชี่ยวชาญในด้านนี้โดยเฉพาะก็อาจจะเป็นเรื่องยากที่จะทราบได้ว่าควรจะใช้งานแพลตฟอร์มการถ่ายทอดสดแบบไหนถึงจะเหมาะสม การมองหาผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ที่จะเข้ามาดูแลในเรื่องของการถ่ายทอดสดผ่านช่องทางออนไลน์ให้นั้นเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจ และตอบโจทย์เช่นกัน และทำให้ธุรกิจมีเวลาโฟกัสกับงานพาร์ทอื่นๆที่มีความสำคัญได้มากยิ่งขึ้น เช่น การคิดคอนเซปงาน และการโปรโมตงานเพื่อให้กลุ่มเป้าหมายมาเข้าร่วมงานให้มากที่สุด


5. การลงทะเบียนเข้าร่วมงาน และการโปรโมตอีเว้นท์ออนไลน์
ถือเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญในการจัดการอีเว้นท์ออนไลน์ เนื่องจากเป้าหมายในการจัดงานอีเว้นท์นั่นคือต้องการให้คนเข้าร่วมงานให้มากที่สุด ในปัจจุบันมีวิธีมากมายที่ธุรกิจสามารถโปรโมตงานให้กับกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการให้มาเข้าร่วมงานได้หลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็น

Social media : โดยการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียของธุรกิจเองในการโปรโมตอีเว้นท์ออนไลน์ที่ทางบริษัทกำลังจะจัดขึ้น และทำให้คนอื่นๆอยากที่จะแชร์คอนเทนต์การโปรโมตงานออกไปในวงกว้างมากขึ้นไม่ว่าจะเป็น พนักงาน หรือผู้ที่สนใจ เป็นต้น และในกรณีที่ธุรกิจตัดสินใจที่ซื้อสื่อออนไลน์ในการโปรโมต อย่าลืมที่จะเลือกกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการสำหรับการโฆษณา เพื่อให้ได้ผลจากการโฆษณาที่ดีที่สุด

E-mail marketing : สำหรับธุรกิจที่มีฐานข้อมูลลูกค้า E-mail marketing เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่ธุรกิจสามารถใช้ในการโปรโมตอีเว้นท์ออนไลน์ที่กำลังจะมีขึ้นได้

Event marketing platform : เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่น่าสนใจ เนื่องจากผู้เข้าร่วมงานหลายๆคนค้นพบงานอีเว้นท์ต่างๆได้จากแพลตฟอร์มเหล่านี้

Online communities อื่นๆ : นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถโปรโมตงานอีเว้นท์ออนไลน์ได้ใน communities ต่างๆ เช่น Facebook group หรือ Line Openchat ที่จะเป็นกลุ่มตามความสนใจในเรื่องต่างๆได้เช่นกัน รวมถึงการโปรโมตในช่องทางของ Publisher ต่างๆ ที่มี Audience เป็นกลุ่มเป้าหมายที่ธุรกิจต้องการให้มาเข้าร่วมงาน เป็นต้น

กำลังมองหาผู้ให้บริการทางด้านการจัดอีเว้นท์ออนไลน์
หากธุรกิจของคุณกำลังวางแผนที่จะจัดงานอีเว้นท์ออนไลน์ แต่ยังไม่รู้ว่าจะต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือกำลังมองหาผู้ให้บริการการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ No more work ยินดีให้คำปรึกษากับทุกธุรกิจตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนการจัดงานจนถึงให้บริการจัดงานอีเว้นท์ออนไลน์ด้วยความเชี่ยวชาญในการจัดงานอีเว้นท์ออนไลน์ให้กับหลากหลายธุรกิจชั้นนำในประเทศไทย สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่เบอร์โทร 095-465-6452 หรืออีเมล์ work@nomorework.co

.

No More Work เรามีความตั้งใจในการสร้างสรรค์ผลงานเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าและสร้างคุณค่าให้กับงานนั้นๆ


เรามีบริการเกี่ยวกับการผลิตสื่อออนไลน์ทุกรูปแบบ(Online Production) ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายทอดสด Video and Live Streaming, Unreal Engine, Virtual Event, Zoom, Video Conference, Project Management, Creative Design, Avatar, Virtual Stage, Website Services, Internet Solution รวมไปถึงการดูแลจัดการ KOL / Influencer ทุกระดับ


สนใจติดต่อที่ >>

Tel : 095-465-6452

email : work@nomorework.co หรือ Inbox

.

#nmw#nomorework22#nomoreworkco#nmweducate#livestreaming#production#agency#project#education #onlineevent #eventonline #tips #organizing #starter

ดู 16 ครั้ง0 ความคิดเห็น