ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าบรรดาเหตุการณ์ระดับโลกล่าสุด กับโรคระบาด อย่าง Covid- 19 ได้เปลี่ยนวิธีการทำงานและการร่วมงานกันของเราไปอย่างสิ้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทบาทที่เดิมทีเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน แต่ ณ ปัจจุบัน สถานการณ์ของ Covid-19 ก็ได้คลี่คลาย และสถานที่ต่างๆก็กลับมาตามปกติ แต่บางคนยังเลือกที่จะทำงานที่บ้านต่อไป ในขณะที่บางคนชอบอยู่ในสำนักงานแบบเต็มเวลามากกว่า และมีอีกหลายคนที่ตัดสินใจว่าการผสมผสานการทำงานทั้งสองแบบนั้นดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ จึงกลายเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับการประชุมที่จะมีทั้งผู้เข้าร่วมประชุมแบบพบเจอตัวกันจริงๆ และผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลผสมผสานกันไป
การประชุมแบบ Hybrid คือ การผสมผสานระหว่างการประชุมแบบพบเจอตัวและเห็นหน้ากันกับการประชุมระยะไกล ซึ่งจัดขึ้นบนแพลตฟอร์มการประชุมผ่านทางวิดีโอ โดยทั่วไป การประชุมแบบไฮบริดจะเกิดขึ้นเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมบางคนพร้อมอยู่ในสถานที่ประชุมจริง ในขณะที่คนอื่นๆ ไม่อยู่
ต่อไปนี้คือสถานการณ์ทั่วไปบางสถานการณ์ที่ทำให้อาจมีความจำเป็นต้องจัดการประชุมแบบไฮบริด
เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมแบบไฮบริดได้อย่างเหมาะสม เทคโนโลยีของห้องประชุมจะต้องสามารถรับข้อมูลจากทุกพื้นที่ของห้อง และส่งออกข้อมูลนั้นไปยังทุกจุดในห้องได้พูดง่ายๆ คือ ต้องสามารถมองเห็นและได้ยินทุกคนในห้อง และทุกๆ คนก็ต้องมองเห็นและได้ยินทุกสิ่งที่พูดหรือแสดงกลับมา
เมื่อคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าว เทคโนโลยีที่จำเป็นในห้องประชุมแบบไฮบริดของคุณมีดังนี้
คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือสายเชื่อมต่อ คุณจะต้องมีอุปกรณ์บางอย่างเพื่อใช้งานซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์เฉพาะทางหรือสายเชื่อมต่อที่ใช้แพร่หลายกว่า เช่น HDMI ที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อเข้ากับอุปกรณ์ของตนเองได้
กล้อง ต้องเป็นกล้องที่สามารถจับภาพทุกคนได้ครบ โดยกล้องบางตัวทำได้แม้กระทั่งซูมไปที่คนที่กำลังพูดอยู่
ไมโครโฟน หากคุณต้องการวางไมโครโฟนไว้ที่กลางห้องประชุม ต้องแน่ใจว่าคุณมีไมโครโฟนที่มีการรับเสียงได้รอบทิศทาง และมีระยะที่เพียงพอที่จะรับเสียงของทุกคนได้
หน้าจอ คุณต้องการหน้าจอสำหรับแสดงฟีดกล้องของผู้เข้าร่วมประชุมระยะไกล โดยให้มองหาหน้าจอที่ใหญ่พอที่จะมองเห็นได้จากด้านหลังของห้อง
ลำโพง ไม่ว่าจะเป็นระบบลำโพงที่มีมาให้ในตัวหน้าจอหรือระบบลำโพงแยกต่างหาก คุณจะต้องแน่ใจว่าลำโพงเหล่านั้นมีระยะเพียงพอที่จะทำให้ได้ยินเสียงของทุกคน
เทคโนโลยีทางเลือก: ระบบการประชุมผ่านทางวิดีโอแบบผสานรวมครบวงจร คุณสามารถซื้อระบบที่รวมกล้อง ไมโครโฟน และลำโพงให้เป็นชุดอุปกรณ์เดียวที่สามารถใช้งานกับทีวีได้เช่นกัน
เมื่อเทคโนโลยีของคุณมีความพร้อม และผู้เข้าร่วมของคุณเข้าใจสิ่งที่คาดหวังและมารยาทการปฏิบัติตนแล้ว ก็เป็นหน้าที่ของผู้จัดในการดำเนินเซสชันการประชุมที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด
โนมอร์เวิร์คมี 5 วิธีปฏิบัติ ที่จะช่วยสร้างผลลัพธ์อันแตกต่างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด เพื่อให้คุณได้นำไปใช้กับเซสชันการประชุมตามแพลนครั้งต่อไป
ให้คำนึงถึงสิ่งที่การประชุมต้องการ เป้าหมายใดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ ใครบ้างที่ต้องเข้าประชุม และสิ่งใดที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อให้การประชุมแบบไฮบริดนั้นมีประสิทธิภาพได้
คำนึงถึงผู้เข้าร่วมของคุณ ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและที่นั้นๆ เป็นเวลาอะไร การประชุมแบบไฮบริดเวลา 9 โมงเช้าที่สำนักงานในนิวยอร์กจะเป็นประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่แคลิฟอร์เนียซึ่งเวลาช้ากว่า 3 ชั่วโมงหรือไม่
วางแผนเวลาให้สามารถมีส่วนร่วมกับทุกฝ่ายได้ เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลได้พูด และหากมีโอกาสเหมาะ ควรให้พวกเขาเตรียมตัวพูดหรือนำเสนออะไรก็ตามในระหว่างการประชุม
อีกประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ จะสามารถนำเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันต่างๆ มาใช้ในวาระการประชุมได้หรือไม่ ผู้เข้าร่วมจะสามารถทำงานบนเอกสารที่แบ่งปันขณะอยู่ในการประชุมได้หรือไม่ และเครื่องมือนั้นจะเป็นประโยชน์ต่อวัตถุประสงค์ของการประชุมหรือเปล่า
แน่นอนว่าคุณควรตรวจสอบว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณมีทุกสิ่งที่ต้องการก่อนถึงเวลาเข้าประชุม โดยทั่วไปจะเป็นการตรวจสอบเพียงครั้งเดียว ซึ่งจำเป็นต้องมีการอัพเดทต่อเมื่อเพื่อนร่วมทีมมีปัญหากับการตั้งค่าเท่านั้น
สำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก ให้แจ้งสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจนว่าต้องเข้าร่วมโดยมีกล้องเว็บแคมและจะต้องเตรียมไมโครโฟนให้พร้อม ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้เข้าร่วมจะได้รับการคาดหวังสิ่งนี้โดยปริยาย แม้ว่าในบางสถานการณ์ (เช่น การสัมภาษณ์งาน) อาจจำเป็นต้องกล่าวถึงไว้ล่วงหน้า
ให้พิจารณาดูว่าคุณจัดห้องอย่างไร กล้องอยู่ตำแหน่งใด หน้าจออยู่ที่ไหน และคนจะนั่งที่ไหน รูปแบบการจัดห้องที่วางแผนมาเป็นอย่างดีจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมในอุดมคติที่เอื้อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีส่วนร่วม แม้ว่าบางคนจะเข้าร่วมจากระยะไกลก็ตาม
สำหรับที่นั่งประชุมแต่ละตำแหน่ง ให้นึกภาพว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมนั่งอยู่ตรงจุดนั้นและลองตั้งคำถามต่อไป
หากคุณสามารถตอบคำถามทั้งหมดข้างต้นสำหรับที่นั่งแต่ละตำแหน่งว่า “ได้” แสดงว่าสภาพแวดล้อมในห้องประชุมแบบไฮบริดของคุณพร้อมแล้ว
ผู้ดำเนินการประชุม หรือก็คือผู้ที่ทำหน้าที่นำการประชุม คืออาวุธลับสู่ความสำเร็จในการประชุมแบบไฮบริด
ผู้ดำเนินการประชุมก็เหมือนกับผู้ควบคุมวงออร์เคสตราฟิลฮาร์โมนิก ซึ่งถ้าเป็นผู้ดำเนินการประชุมที่ดีก็จะสามารถควบคุมดูแลการประชุมและดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดของผู้เข้าร่วมทุกคนออกมาได้ ในหลายๆ กรณี ผู้ดำเนินการประชุมก็คือผู้ที่จัดการประชุมนั่นเอง แต่ก็ไม่ใช่เสมอไป
ผู้ดำเนินการประชุมควรสามารถอ่านบรรยากาศในการประชุมและดึงผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลให้มีส่วนร่วมได้ เมื่อรู้สึกว่าผู้เข้าร่วมที่อยู่ในห้องประชุมเริ่มมีอิทธิพลเหนือกว่า นอกจากนี้ ผู้ดำเนินการประชุมยังควรดูแลให้ทุกคนจดจ่อกับผลลัพธ์การประชุมที่ต้องการและวาระการประชุมอย่างเคร่งครัด
ผู้ดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้รับการบรีฟมาอย่างดีสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ไม่อาจบรรยายได้หมดต่อความสำเร็จโดยรวมของการประชุมนั้น
เรียนจบคณะผลิตกรรมการเกษตร แต่ได้มาทำงานสาย Account Manager เป็น AM สายจิตนาการ ที่สามารถนำภาพในหัว Create ให้ออกมาเป็นผลงานได้ รอบรู้ทั้งเรื่องงานขาย งานเขียน และการเจรจาต่อรอง ชอบการพูดคุยกับลูกค้า และมีความสุขทุกครั้งเวลาได้ทำงานเยอะๆ
25/2 ถนนนครอินทร์ ตำบลตลาดขวัญ อำเภอเมืองนนทบุรี จังหวัดนนทบุรี 11000
เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า
